Signa электронная подпись документов онлайн

Законодательство не предусматривает какого-то специального порядка работы с электронными первичными документами.

Формирование электронного первичного документа может происходить в любой учетной системе. В отличие от электронных счетов-фактур, первичные документы не имеют обязательных электронных форматов, поэтому компании могут пересылать друг другу любые файлы, при условии, что все участники документооборота смогут принять их и обработать. Факт подписания документа электронной подписью достаточен для придания ему юридической силы. Таким образом, после того как документ был подписан с двух сторон, он приравнивается к оригиналу с синей печатью. Электронная подпись не только придает документу юридическую силу, но и гарантирует, что контрагент не сможет внести в него изменения.

Согласно части 2 статьи 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон об электронной подписи) информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 Закона об электронной подписи.
Таким образом, простую электронную подпись можно считать аналогом собственноручной подписи только в случаях, прямо указанных в нормативных правовых актах или соглашении между участниками электронного взаимодействия.

В некоторых случаях подписание ряда документов возможно только усиленной квалифицированной электронной подписью:

• годовая бухгалтерская отчетность, сдаваемая в Росстат (п.6 приказа Росстата от 31.03.2014 №220);
• налоговые декларации (п.1 ст.80 НК РФ);
• отчетность в Пенсионный фонд (Постановление Правления ПФР от 16.01.2014 № 2п);
• электронный счет-фактура (абз.2 п.6 ст.169 НК РФ).
• табель учета рабочего времени, нарядов на работу, приходных ордеров, требований-накладных (Письмо Минфина России от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1);
• авансовые отчеты по итогам командировок (Письмо Минфина России от 12.04.2013 № 03-03-07/12250) и т.д.

Иные первичные документы могут быть подписаны простой электронной подписью (Письмо Минфина России от 12.04.2013 № 03-03-07/12250).

Согласно ст.93 НК РФ электронные документы, составленные в утвержденных форматах, можно представить в налоговые органы в электронном виде через Интернет. Также, согласно Приказу ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465, 14 типов документов, составленных в произвольных электронных форматах или же на бумаге, можно представить по ТКС в виде скан-образов (в форматах jpg или tif).

Технология представления документов по ТКС работает во всех налоговых инспекциях России с ноября 2012 года. Представлять документы (и электронные, и бумажные) в ИФНС и судебные ведомства также можно и на бумаге. Согласно неоднократным разъяснениям Минфина (см. Письмо МФ от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409, Письмо МФ от 26 августа 2011 г. N 03-03-06/1/521) копии бумажных документов или распечатанные электронные документы можно заверить и высылать почтой. При этом, в случае с электронными документами, на бумажной копии должна быть проставлена метка о том, что оригинал документа существует в электронном виде и был подписан электронной подписью.

Арбитражный процессуальный кодекс приравнивает документы, полученные посредством электронной связи, подписанные электронной цифровой подписью, к письменным доказательствам (ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ от 24.07.2002 № 95-ФЗ), и согласно п. 4 ст. 75 суды принимают электронные документы в случае соблюдения условий придания им юридической силы.

Согласно ст.160 ГК РФ, «использование при совершении сделок электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон».
На данный момент действует Федеральный закон РФ от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи», регламентирующий порядок использования электронной подписи.
В соответствии с п.1 ст. 6 закона 63-ФЗ «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью». Таким образом при подписании электронной подписью - электронный документ признается юридически значимым на уровне федерального закона без выполнения каких-либо дополнительных условий.
Согласие на переход с бумажного документооборота на электронный может быть осуществлено в устной или письменной форме, а также путем совершения конклюдентных действий, т.е. действиями, выражающие волю какого-то лица установить правоотношение (например, принять приглашение о добавлении в контрагенты по системе Signa).
В случае если у компаний есть потребность детально прописать особенности взаимодействия с контрагентом, (например, каковы будут обязательства и ответственность сторон, в каких форматах будут передаваться документы, каким образом будет происходить исправление документов и т д.) — то лучше составить соглашение о порядке работы с электронными документами. Форма соглашения может быть любая.