решения

Начиная с 2002 года у российских компаний есть возможность использовать при взаимодействии со своими контрагентами электронные первичные документы (товарные накладные, акты, договоры и т п.). Они имеют юридическую силу и подтверждают факт совершения хозяйственной операции, могут быть представлены в суде и являться основанием для расчета и уплаты налогов. Правильно составленный электронный документ является оригиналом и не требует дублирования на бумаге.

Законодательство не предусматривает какого-то специального порядка работы с электронными первичными документами.

Формирование электронного первичного документа может происходить в любой учетной системе. В отличие от электронных счетов-фактур, первичные документы не имеют обязательных электронных форматов, поэтому компании могут пересылать друг другу любые файлы, при условии, что все участники документооборота смогут принять их и обработать. Факт подписания документа электронной подписью достаточен для придания ему юридической силы. Таким образом, после того как документ был подписан с двух сторон, он приравнивается к оригиналу с синей печатью. Электронная подпись не только придает документу юридическую силу, но и гарантирует, что контрагент не сможет внести в него изменения.
Согласно части 2 статьи 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон об электронной подписи) информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 Закона об электронной подписи.
Таким образом, простую электронную подпись можно считать аналогом собственноручной подписи только в случаях, прямо указанных в нормативных правовых актах или соглашении между участниками электронного взаимодействия.
В некоторых случаях подписание ряда документов возможно только усиленной квалифицированной электронной подписью:
  • годовая бухгалтерская отчетность, сдаваемая в Росстат (п.6 приказа Росстата от 31.03.2014 №220);
  • налоговые декларации (п.1 ст.80 НК РФ);
  • отчетность в Пенсионный фонд (Постановление Правления ПФР от 16.01.2014 № 2п);
  • электронный счет-фактура (абз.2 п.6 ст.169 НК РФ).
  • табель учета рабочего времени, нарядов на работу, приходных ордеров, требований-накладных (Письмо Минфина России от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1);
  • авансовые отчеты по итогам командировок (Письмо Минфина России от 12.04.2013 № 03-03-07/12250) и т.д.
Иные первичные документы могут быть подписаны простой электронной подписью (Письмо Минфина России от 12.04.2013 № 03-03-07/12250).
Согласно ст.93 НК РФ электронные документы, составленные в утвержденных форматах, можно представить в налоговые органы в электронном виде через Интернет. Также, согласно Приказу ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465, 14 типов документов, составленных в произвольных электронных форматах или же на бумаге, можно представить по ТКС в виде скан-образов (в форматах jpg или tif).

Технология представления документов по ТКС работает во всех налоговых инспекциях России с ноября 2012 года. Представлять документы (и электронные, и бумажные) в ИФНС и судебные ведомства также можно и на бумаге. Согласно неоднократным разъяснениям Минфина (см. Письмо МФ от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409, Письмо МФ от 26 августа 2011 г. N 03-03-06/1/521) копии бумажных документов или распечатанные электронные документы можно заверить и высылать почтой. При этом, в случае с электронными документами, на бумажной копии должна быть проставлена метка о том, что оригинал документа существует в электронном виде и был подписан электронной подписью.

Арбитражный процессуальный кодекс приравнивает документы, полученные посредством электронной связи, подписанные электронной цифровой подписью, к письменным доказательствам (ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ от 24.07.2002 № 95-ФЗ), и согласно п. 4 ст. 75 суды принимают электронные документы в случае соблюдения условий придания им юридической силы.
Согласно ст.160 ГК РФ, «использование при совершении сделок электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон».
На данный момент действует Федеральный закон РФ от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи», регламентирующий порядок использования электронной подписи.
В соответствии с п.1 ст. 6 закона 63-ФЗ «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью». Таким образом при подписании электронной подписью - электронный документ признается юридически значимым на уровне федерального закона без выполнения каких-либо дополнительных условий.
Согласие на переход с бумажного документооборота на электронный может быть осуществлено в устной или письменной форме, а также путем совершения конклюдентных действий, т.е. действиями, выражающие волю какого-то лица установить правоотношение (например, принять приглашение о добавлении в контрагенты по системе Signa).
В случае если у компаний есть потребность детально прописать особенности взаимодействия с контрагентом, (например, каковы будут обязательства и ответственность сторон, в каких форматах будут передаваться документы, каким образом будет происходить исправление документов и т д.) — то лучше составить соглашение о порядке работы с электронными документами. Форма соглашения может быть любая.

Не нашли ответа? Задайте свой вопрос!

Используя сервис, вы соглашаетесь соблюдать условия Лицензионного договора.

  1. Вставьте ваши реквизиты
  2. Добавьте своего контрагента
  3. Подписывайте документы онлайн
Используя сервис, вы соглашаетесь соблюдать условия Лицензионного договора.
SSL Certificates